"Wechsel" von einer Präsenzversammlung in eine virtuelle Versammlung

Der Frühling naht, die Temperaturen steigen, und die letzten Entwicklungen der Infektionszahlen lassen langsam optimistische Gedanken aufkommen, was Zusammenkünfte in den nächsten Monaten dieses Jahres anbelangt. Gerade für personell geprägte Gesellschaften und Vereine scheint der Zeitpunkt zu nahen, an dem man sich endlich wieder in Persona treffen und die Zeiten von virtuellen Meetings hinter sich lassen kann.

Trotz dieses langsam keimenden Optimismus ist gerade im Hinblick auf Versammlungen bei Gesellschaften und/oder Vereinen Vorsicht geboten. Denn obwohl die Zahlen des Robert Koch-Instituts zur Entwicklung der Pandemie durchaus positiv stimmen, so hat doch die Vergangenheit gezeigt, dass auch kurzfristig mit lokal stark steigenden Neuinfektionen und damit einhergehenden Beschränkungen gerechnet werden muss. Hat man nunmehr zu einer Gesellschafter- oder Mitgliederversammlung eingeladen und das Pech, dass die einberufene Versammlung nach der Einladung wegen zwischenzeitlich erneut gestiegener Infektionszahlen und lokaler Restriktionen im Interesse aller Beteiligten besser nicht als Präsenzversammlung erfolgen sollte oder kann, stellt sich die Frage, ob der bereits vorgesehene Termin nicht für eine virtuelle Versammlung verwendet werden kann; die in der Einladung vorgesehene Präsenzversammlung also in eine virtuelle Versammlung gewandelt werden kann.

Verlängerung des COVID-19 Gesetzes und damit der Möglichkeit virtueller Versammlungen

Durch die Verlängerung des am 28. März 2020 in Kraft getretenen Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht und dessen Artikel 2 (Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkung der COVID-19-Pandemie; „COVID-19 Gesetz") bis Ende 2021 können bei Gesellschaften und Vereinen auch im Jahr 2021 grundsätzlich Gesellschafter- bzw. Mitgliederversammlungen virtuell stattfinden und Stimmen für Beschlussfassungen in Textform oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden.

Wechsel der Versammlungsart nach der Einberufung

In der Einberufung sind den Gesellschaftern bzw. Mitgliedern alle Informationen mitzuteilen, die diese für die Teilnahme an der Versammlung benötigen (bei Präsenzversammlungen insbesondere Zeit und Ort der Versammlung, bei virtuellen Versammlungen Informationen, wie die elektronische Teilnahme möglich ist). Diese Informationen haben die Gesellschafter bzw. Mitglieder frühzeitig insbesondere unter Beachtung der Einladungsfrist zu erhalten.

Erfolgt aber eine Einladung zu einer Präsenzversammlung mit den entsprechenden Informationen zu dieser und möchte man später in Folge von veränderten Rahmenbedingungen die Versammlung als virtuelle Versammlung abhalten, so können der ursprünglichen Einladung die für eine Teilnahme erforderlichen Informationen nicht entnommen werden. Eine Änderung der Einladung dahingehend, dass Informationen zur virtuellen Versammlung „nachgeschoben" werden, dürfte regelmäßig dazu führen, dass jedenfalls die maßgeblichen Teilnahmeinformationen den Teilnehmern nicht unter Einhaltung der Einladungsfrist zur Verfügung gestellt wurden. Sämtliche in der sodann virtuell abgehaltenen Versammlung wären in Konsequenz bestenfalls anfechtbar, schlimmstenfalls sogar nichtig.

Fazit

Sollte die Infektionslage zukünftig wieder Versammlungen mit persönlicher Anwesenheit erlauben, so ist doch zu beachten, dass im Falle einer kurzfristigen Änderung der Infektionslage ein Wechsel einer Präsenzversammlung in eine virtuelle Versammlung bei gleichbleibendem Termin mit erheblichen Risiken verbunden wäre. Sollte ein lokaler Corona-Ausbruch eine einberufene Präsenzversammlung unmöglich machen, so ist daher zu empfehlen, die einberufene Versammlung gänzlich abzusagen und mit der Absage zu einer neuen virtuellen Versammlung unter neuerlicher Einhaltung der Einladungsfrist einzuberufen.

Sofern Sie die Abhaltung von Gesellschafter- oder Mitgliederversammlungen planen und hierbei unsicher sind, in welcher Form Sie diese abhalten wollen, sprechen Sie uns gerne an. Unsere Kollegen stehen Ihnen gerne an unseren Standorten in Frankfurt am Main, Berlin, Hamburg, Düsseldorf und Stuttgart zur Verfügung.