Client Alert - Transparenzregister für alle!

Von Anne Pradel, Tom Brägelmann und Thorsten Voß

Eine Pflicht, der kein Geschäftsführer entkommt: Alle Kapitalgesellschaften müssen Meldungen zum Transparenzregister machen.

Geschäftsführer müssen herausfinden, wer die wirtschaftlich Berechtigten, also natürliche Personen, hinter ihren Gesellschaftern sind.

Es kann unter Umständen schwierig sein oder auf Widerstände stoßen, herauszufinden, wer die wirtschaftlich Berechtigten sind sowie die Daten dieser wirtschaftlich Berechtigten datenschutzrechtlich korrekt zu handhaben.

Die Pflichten, Informationen dem Transparenzregister zur Verfügung zu stellen, sind bußgeldbewehrt.

Fast Facts:

• Die Meldefiktion des § 20 Abs. 2 GWG entfällt. Damit ist grundsätzlich jedes deutsche Unternehmen transparenzpflichtig.
• Für Vereine i.S.d. § 21 BGB besteht eine Privilegierung dieser Meldepflicht.
• Die Transparenzpflicht für ausländische Unternehmen wird auf den Bereich des mittelbaren Eigentumserwerbs („Share Deals“) ausgeweitet.
• Es wird ein elektronischer Zugang zum Transparenzregister für „privilegierte Verpflichtete“ eingerichtet.
• Verstöße gegen die Transparenzpflichten stellen Ordnungswidrigkeiten dar und sind dementsprechend bußgeldbewährt.

Am 01.08.2021 ist das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz („TraFinG“) in Kraft getreten, durch welches das Transparenzregister zum Vollregister umgestaltet wird und ein weiterer Schritt in Richtung der europarechtlich vorgesehenen Vernetzung der Transparenzregister der EU-Mitgliedstaaten unternommen. Der folgende Beitrag soll einen Überblick über die relevanten Änderungen im Geldwäschegesetz („GWG“) und deren Folgen für die Unternehmen bieten.

I. Das Transparenzregister

Das Transparenzregister wurde im Zuge der Umsetzung der Vierten EU-Geldwäscherichtlinie (2018/843) im Jahr 2017 eingeführt und soll einen weiteren Beitrag zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung leisten. Es informiert unmittelbar über die wirtschaftlich Berechtigten der entsprechenden Unternehmen. Als wirtschaftlich Berechtigter gilt gem. § 3 GWG n.F. grundsätzlich jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder der Stimmrechte einer Gesellschaft hält oder auf vergleichbare Weise Kontrolle über die betreffende Gesellschaft ausübt. Gibt es bei einer AG oder GmbH keine solche Person, sind grundsätzlich die Mitglieder des Vorstands bzw. der Geschäftsführung sog. fiktiv wirtschaftlich Berechtigte.

Zu den dem Transparenzregister zu meldenden, erforderlichen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten gem. § 19 GWG zählen:

• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort,
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
• Staatsangehörigkeit(en).

WICHTIG: Datenschutz beachten! Die erforderlichen Angaben zum wirtschaftlichen Berechtigten einzuholen, kann für Unternehmen eine datenschutzrelevante Herausforderung sein. Selbstverständlich kann die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der wirtschaftlich Berechtigten datenschutzrechtlich rechtmäßig erfolgen, da sie gesetzlich verpflichtend vorgesehen ist, vgl. Art. 6 Abs. 1 c) DGSVO. Sie muss aber eben auch datenschutzrechtlich korrekt erfolgen! Eine Einwilligung der wirtschaftlich Berechtigten ist datenschutzrechtlich nicht nötig, ebensowenig können die wirtschaftlich Berechtigten aus Datenschutzgründen die Übermittlung Ihrer Angaben verweigern, da sie eben gesetzlich angeordnet ist. Dennoch muss selbstverständlich bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der wirtschaftlich Berechtigten das europäische und deutsche Datenschutzrecht eingehalten werden. Dies kann, insbesondere, wenn es viele wirtschaftlich Berechtigte gibt, oder diese häufiger wechseln, ein Unternehmen durchaus beschäftigen. Generell wird sich jeder Geschäftsleiter überlegen müssen, in welcher Form die Angaben der wirtschaftlich Berechtigten erhoben werden sollten. In der Praxis ist zu befürchten, dass wirtschaftlich Berechtigte dann z.B. ein unverschlüsseltes Foto oder PDF ihres Personalausweises per E-Mail an die Geschäftsführung schicken und ein unverschlüsseltes PDF eines Shareholder Agreemeent. Das kann auf datenschutzrechtliche Bedenken stoßen und sollte vorher geklärt werden. Ebenso muss sich die Geschäftsführung überlegen, wann sie eigentlich die Unterlagen, die die wirtschaftlich Berechtigten zu Übermittlung dieser Angaben einreichen, wieder zu löschen hat.

Im Zuge der angestrebten europäischen Transparenzregistervernetzung soll das TraFinG Qualität und Umfang der Eintragungen im Transparenzregister und damit insgesamt dessen praktische und digitale Nutzbarkeit verbessern. Auf diese Weise sollen die Voraussetzungen für die europäische Vernetzung von Transparenzregistern gemäß der Vierten und Fünften EU-Geldwäscherichtlinie (Richtlinien (EU) 2015/849 und (EU) 2018/843) geschaffen sowie die EU-Finanzinformationsrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1153) über die Nutzung von Finanzinformationen zur Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung oder Verfolgung bestimmter Straftaten umgesetzt werden.

II. Übersicht der Änderungen durch das TraFinG

1. Entfallen der Meldefiktion i.S.d. § 20 Abs. 2 GWG

Besondere Relevanz hat im Rahmen des Inkrafttretens des TraFinG das Entfallen jeglicher Meldefiktionen im Sinne des § 20 Abs. 2 GWG a.F. Bisher enthielt § 20 Abs. 2 GWG a.F. eine Privilegierung für diejenigen Gesellschaften, deren erforderlichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten sich bereits aus anderen, öffentlich einsehbaren Registern (z.B. Handels-, Vereins- oder Partnerschaftsregister) ergab.

Infolge des Entfallens dieser Ausnahmeregelung trifft die Pflicht zur Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten nun sämtliche juristische Personen des Privatrechts sowie eingetragene Personengesellschaften, insbesondere auch börsennotierte Unternehmen und ihre Tochtergesellschaften, welche bisher unter bestimmten Voraussetzungen von der Meldefiktion des § 20 Abs. 2 GWG a.F. erfasst waren.

Zur Umsetzung dieser gesetzlichen Änderungen zur Transparenzregistermeldepflicht wird den Gesellschaften eine rechtsformabhängige Übergangsfrist zugestanden (§ 59 Abs. 8 GWG n.F.), innerhalb derer sie die Meldungen abgeben müssen. Aufgrund dieser Neuverpflichtungen werden auch die Bußgeldvorschriften gem. § 59 Abs. 9 GWG n.F. zeitweise (wiederum rechtsformabhängig) aufgehoben. Die Pflicht zur Abgabe einer Unstimmigkeitsmeldung aufgrund fehlender Eintragung entfällt bis zum 1. April 2023. 

Die Übergangsregelungen zur Meldepflicht auf einen Blick:

AG, SE, KGaA 31.03.2022

GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft, Partnerschaft 30.06.2022

Alle anderen Fälle (insbesondere Stiftungen, eingetragene Personengesellschaften) 31.12.2022

Vorsicht ist in dieser Hinsicht jedoch für neu errichtete Vereinigungen geboten: Ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens des TraFinG (01.08.2021) neu errichtete Vereinigungen profitieren nicht von den Übergangsregelungen und müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten unverzüglich nach Errichtung dem Transparenzregister melden. Die Übergangsregelungen entbinden zudem nicht von der nach der bisherigen Gesetzeslage bestehenden Meldepflicht.

Eine Ausnahme von dieser neuen, umfassenden Transparenzregistermeldepflicht bilden Vereine im Sinne des § 21 BGB. Nach neuer Gesetzeslage, § 20a GWG n.F., werden die rund 600.000 in Deutschland eingetragenen Vereine von der Mitteilungspflicht an das Transparenzregister befreit. Stattdessen wird der Bundesanzeiger Verlag die erforderlichen Eintragungen „zur Stärkung des Ehrenamtes und Verringerung der bürokratischen Belastung für Vereine“ vornehmen. Als wirtschaftlich Berechtigte werden die Vorstandsmitglieder des Vereins eingetragen.

Eine „eigene“ Meldepflicht besteht für die Vereine nur dann, wenn eine Änderung des Vereinsvorstandes nicht unverzüglich im Vereinsregister angemeldet wurde, sodass die Daten des im Transparenzregister eingetragenen wirtschaftlich Berechtigten nicht mehr zutreffend sind. 

2. Anpassung des Begriffs des wirtschaftlich Berechtigten

Durch die Anpassung des § 3 GWG n.F. kommt es zudem zu einer Erweiterung des Begriffs des wirtschaftlich Berechtigten. Der Begriff des „Vertragspartners“ wird durch die Worte „eine juristische Person, sonstige Gesellschaft oder eine Rechtsgestaltung i.S.d. Abs. 3“ ersetzt.

In Zukunft müssen zudem alle Staatsbürgerschaften der wirtschaftlich Berechtigten angegeben werden, das diesbezügliche Wahlrecht entfällt mit dem TraFinG. Weitere Staatsbürgerschaften müssen mithin im Zuge einer ohnehin erforderlichen Aktualisierung der Angaben innerhalb des Transparenzregisters nachgemeldet werden. Zudem sind zukünftig auch Sitzverlegungen von Gesellschaften gem. § 20 Abs. 2 Nr. 1 GwG n.F. mitzuteilen.

3.  Immobilientransaktionen ausländischer Gesellschaften

Das TraFinG bringt auch für ausländische Gesellschaften eine Erweiterung der Transparenzregistermeldepflicht mit sich. Nach früherer Rechtslage waren ausländische Gesellschaften bisher transparenzpflichtig, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben und sie nicht in einem Transparenzregister eines anderen EU-Mitgliedstaats eingetragen sind (§ 20 Abs. 1 S. 2, 3 GwG a.F.).

Durch das TraFinG wird auch diese Meldepflicht gem. § 20 GWG n.F. derart erweitert, als dass ausländische Gesellschaften auch dann zur Meldung ihres wirtschaftlich Berechtigten an das deutsche Transparenzregister verpflichtet sind, wenn auf diese Anteile einer Gesellschaft, die inländisches Grundeigentum hält, im Sinne des § 1 Abs. 3 GrEStG übergehen, also ein sog. „Share Deal“ vorliegt. Auch in diesem Fall entfällt die Meldepflicht der ausländischen Gesellschaft an das deutsche Transparenzregister jedoch, wenn sie ihre wirtschaftlich Berechtigten bereits an ein Transparenzregister eines anderen EU-Mitgliedsstaats übermittelt hat, § 20 Abs. 1 S. 3 GWG n.F.

Mit der erweiterten Meldepflicht für ausländische Gesellschaften wurde auch das Beurkundungsverbot des § 10 Abs. 9 S. 4 GwG n.F. auf Share Deals ausgeweitet. Der Notar ist nach dieser Vorschrift nur dann zur Beurkundung berechtigt, wenn unter Beteiligung einer ausländischen Gesellschaft, die zur Meldung ihres wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister verpflichtet ist, diese ihren Meldepflichten auch nachgekommen ist. 

4. Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten

Das TraFinG führt zudem zu einer Umstrukturierung der §§ 11 ff. GWG. Künftig soll deutlicher zwischen den zwei Teilakten der Identifizierung, der Erhebung von Angaben und der Überprüfung dieser Angaben, differenziert werden.

Eine wesentliche Neuerung ergibt sich bei der Überprüfung der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten. Nach § 12 Abs. 3 Satz 3 GwG n.F. reicht es zur Überprüfung der Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten nun regelmäßig aus, wenn der Verpflichtete die erhobenen Daten mit denen des Transparenzregisters abgleicht. Weitere Maßnahmen zur Erfüllung der Identifizierungspflicht sind nur erforderlich, sollten Zweifel bezüglich der Identität des wirtschaftlich Berechtigten, seiner Stellung oder der Richtigkeit der Angaben entstehen sowie in Fällen erhöhten Risikos.

5. Neuregelung  zur Einsichtnahme, § 23 GWG

Um den geldwäscherechtlich Verpflichteten den Zugang zum Transparenzregister weiter zu erleichtern, sieht das TranFinG einen automatisierten Zugang zum Transparenzregister für "privilegierte Verpflichtete" gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 1-3 und 7 GwG und § 23 Abs. 3 GwG n.F. vor, darunter insbesondere Kreditinstitute, Finanzdienstleistungs- und Zahlungsinstitute sowie Versicherungsunternehmen und Notare. Die Daten zu wirtschaftlich Berechtigten sollen auf diesem Weg bereits im KYC-Prozess vollständig digital und in direktem zeitlichem Zusammenhang erfasst werden können. Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zählen bislang nicht zu den privilegierten Berechtigten, was starke Kritik der Berufsverbände hervorgerufen hat.

Gem. § 23a GWG ist das Bundesverwaltungsamt zukünftig berechtigt, im Rahmen der Überprüfung von Unstimmigkeitsmeldungen auf Grundlage öffentlich verfügbarer Informationen, Unstimmigkeitsmeldungen und von Verpflichteten übermittelter Mitteilungen Eigentums- und Kontrollstrukturübersichten anzufertigen, welche zwei Jahre aufbewahrt werden dürfen. Die Übersichten werden nicht ins Transparenzregister eingetragen, können jedoch in Einzelfällen von bestimmten Behörden eingesehen werden.

Die Vorschriften über den automatisierten Zugang zum Transparenzregister treten am 01.01.2023 in Kraft.

III. Möglichkeiten der Beschränkung erforderlicher Angaben

Da das Transparenzregister für die Öffentlichkeit ohne besonderen Grund einsehbar ist, besteht in Einzelfällen das Bedürfnis, die persönlichen Daten des wirtschaftlich Berechtigten zu schützen. Wie bereits bisher auch besteht für wirtschaftlich Berechtigte, die aufgrund der Gesetzesänderung erstmalig zum Transparenzregister gemeldet werden müssen, die Möglichkeit, einen Antrag auf Beschränkung der Einsichtnahme in das Transparenzregister zu stellen. Voraussetzung einer Beschränkung ist, dass der Einsichtnahme überwiegende schutzwürdige Interessen des wirtschaftlich Berechtigten entgegenstehen, so z.B. die Gefahr, dass der wirtschaftlich Berechtigte Opfer bestimmter schwerer Straftaten werden könnte.

IV. Folgen unterlassener/unvollständiger Meldung

Verstöße gegen die Mitteilungspflichten (auch die bloß verspätete Meldung) oder sonstige Pflichtverletzungen im Zusammenhang mit dem Transparenzregistereintrag stellen Ordnungswidrigkeiten i.S.d. § 56 GWG dar und können Bußgelder von bis zu EUR 1 Mio. oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils nach sich ziehen. Nach der Verhängung eines solchen Bußgeldes werden die Namen der betreffenden Unternehmen auf der Website des Bundesanzeigers veröffentlicht („Naming and Shaming“).

Die Unternehmen bedürfen deshalb eines umfassenden internen Compliance-Systems, um die Einhaltung der Transparenzregisterpflichten zu gewährleisten. Denkbar ist in diesem Zusammenhang auch die Verankerung der Überprüfung der Einhaltung der Transparenzregisterpflichten im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung bei M&A-Transaktionen.

Im ersten Halbjahr 2021 konnte bereits ein deutlicher Anstieg von Bußgeldentscheidungen bemerkt werden. Dies deutet darauf hin, dass Verstöße nun mit Vehemenz verfolgt werden und die Meldepflicht nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte – insbesondere, da durch die entfallene Meldefiktion nun alle in Deutschland registrierten Gesellschaften zur Meldung verpflichtet sind.

V. Fazit

Das TraFinG hat weitreichende praktische Auswirkungen. Unternehmen, welche sich bisher auf die Meldefiktion des GWG berufen konnten, sind im Zuge des Entfallens der Meldefiktion gezwungen, ihre Meldepraxis zu überprüfen und anzupassen. Der bisherige Charakter des Transparenzregisters als Auffangregister ist damit aufgehoben und die Meldefiktionen haben sich in eine aktive Melde- und Aktualisierungspflicht gewandelt.

Ob das gesetzgeberische Ziel der Steigerung der Qualität der Eintragungen im Transparenzregister sowie eine erhöhte Transparenz durch die gesetzlichen Änderungen erreicht werden kann, bleibt abzuwarten und ist wohl erst mit einer deutlicheren Vereinheitlichung der europäischen Transparenzregister anzunehmen. Jedenfalls erhöht sich jedoch, auch im Hinblick auf ausländische Gesellschaften, der bürokratische und organisatorische Aufwand der Meldepflichtigen deutlich. Mit der einmaligen Meldung beim Transparenzregister ist es nicht getan, erforderlich sind vielmehr Mitteilungen über jede relevante Veränderung innerhalb der Konzernstruktur, Anteilsinhaberschaften oder anderen Fällen i.S.d. § 3 Abs. 2 S. 5 GWG n.F. Das Entfallen der Meldefiktion führt quasi zu einem doppelten administrativen Aufwand, da neben der Korrektur im Handelsregister nun auch die Aktualisierung des Transparenzregistereintrags verpflichtend ist.

Sodann bleibt abzuwarten, was das Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetzes („MoPeG“) für Neuerungen mit sich bringt. Vorgesehen ist u.a. die Einführung eines dem Handelsregister ähnlichen Registers für die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), welches die seit langem beklagten Transparenzlücken im Recht der GbR schließen soll. Die Zahl der eintragungspflichten Gesellschaften würde in diesem Zusammenhang nochmals deutlich steigen.